Kvalitetsledningssystem

Kvalitetsledningssystem Simplyfire (uppdaterad i september 2024)

 

Kvalitetsansvarig Andreas Borgström, 010-650 00 71, info@simplyfireab.se

 

Målsättningar kopplat till kvalitet

Simplyfires kvalitetsledningssystem är ett stöd för att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. Det gör det möjligt att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle, samtidig som förbättringsförslag fångas upp och återkoppling sker löpande.

De områden vi vill förbättra med ett effektivt kvalitetsarbete är:

• Kundfokus
• Ledarskap
• Medarbetarnas engagemang
• Processinriktning
• Ständig förbättring
• Faktabaserade beslut
• Relationshantering

 

Organisation

Simplyfire AB ingår i en mindre företagsgrupp tillsammans med ABM Invest AB, med varumärket El-in, med samma ägarstruktur och där personalresurser delas mellan bolagen för att möta efterfrågan och leverera uppdrag med hög kvalitet. För större uppdrag har Simplyfire även möjlighet att genom samarbetsavtal låna in personal från externa bolag med likvärdig kompetens.

 

Kvalitetssäkring inköp

Simplyfire har ingen produktion i egen regi. Våra affärer kan se ut som följer:

• Konsultationer för att utreda förutsättningar och behov
• Inköp och försäljning av produkter
• Försäljning och utförande av tjänster
• Inköp, försäljning och montage / installation av produkter
• Förmedling av tjänst från samarbetspartner till slutkund

Med varje typ av affär följer olika typer av utmaningar för att säkerställa kvalitén i våra inköp.

 

Konsultationer för att utreda förutsättningar och behov

I denna typ av affär har vi intern kontroll på hela kedjan, från kundkontakt, informationsinhämtning om uppdraget, planering, genomförande och efterarbete. Vi har god kännedom och dokumentation om våra konsulters utbildningsnivå och erfarenhet inom yrket.

 

Inköp och försäljning av produkter

Utifrån våra konsultationer / riskinventeringar / brandskyddsbedömningar i kombination med extern kravställning i form av brandskyddsdokumentation, bygglov eller andra myndighetskrav föreslå en viss typ av produkt som uppfyller kundens behov. Alternativt har kunden i egen regi säkerställt vilken typ av produkt som är aktuell. Oavsett ligger ansvaret på oss att köpa in en produkt som utöver ovanstående kravställning produceras och levereras på ett hållbart sätt, både utifrån ett miljöperspektiv och en effektiv produktion.

Underleverantören följs upp genom att samtliga arbetsordrar registreras i vårt affärssystem. Affärssystemet flaggar om det dyker upp en produkt vi inte tidigare köpt in och därmed behöver kontrolleras. På samma sätt uppmärksammar systemet oss på om en order delas upp eller leveranstider som överstiger ett visst antal dagar.

 

Försäljning och utförande och tjänster

Vid årlig service eller åtgärder av befintligt brandskydd är vi hänvisade att arbeta med de produkter som kunden har sedan tidigare. Våra tekniker är utbildade i hur man hanterar ett fallskydd på ett korrekt sätt, och har genomfört utbildningen brandsäkerhetstekniker genom Svebra som i kombination med produktgenomgångar och information från tillverkaren gör att vi tryggt kan arbeta med alla vanligt förekommande fabrikat och uppgifter med hög kvalitet på ett tryggt sätt.

 

Inköp, försäljning och montage / installation av produkter

Här kombineras inköp av produkter med utförande av tjänster. Det betyder att vi både behöver arbeta med kontroll av extern leverantör vid inköp och leverans av material samt med intern kontroll vid utförande hos kund. Då detta är att betrakta som stadigvarande arbete beaktas även möjligheten för våra medarbetare att verka i en kontrollerad arbetsmiljö.

 

Förmedling av tjänst från samarbetspartner till slutkund

I de fall där vi endast förmedlar affären är det mer komplext att säkerställa en god leverans. Genom att endast samarbeta med partners där vi har en tydlig uppdelning och där vi på förhand haft möjlighet att säkerställa en trygg leverans med hög kvalitet skapar vi förutsättningar för att kunna följa upp processer där vi inte är direkt involverade.

 

Kvalitetssäkring leverans

Varje nytt samarbete inleder vi med att en brandkonsult besöker respektive verksamhet och fastighet för att dokumentera status på brandskyddet och samtidigt föreslå åtgärder för att nå upp till lagstiftning och kravställning från räddningstjänst och andra myndigheter.

Bedömningen presenteras i ett protokoll där respektive åtgärd klassificeras enligt en färgskala där åtgärder prioriteras enligt nedan:

 

Prioritet 1

• De åtgärder som måste åtgärdas omedelbart. Vid denna nivå är personsäkerheten med avseende på brandskydd och utrymningstrygghet inte acceptabel och i behov av akuta åtgärder för att verksamheten ska bedrivas på ett säkert sätt. Även enklare (tidsmässigt och kostnadsmässigt) avhjälpta brister kan kategoriseras som prioritet 1.

 

Prioritet 2

• De åtgärder som måste åtgärdas men där allvarlighetsgraden är sådan att åtgärd kan genomföras i samband med ordinarie underhållsarbete. Vid denna nivå är personsäkerheten med avseende på brandskydd och utrymningstrygghet i behov av förbättringar.

 

Prioritet 3

• De åtgärder som rekommenderas för egendomsskydd eller för att förenkla brandskyddet med målsättningen att skapa större kostnadseffektivitet i förvaltningen. Här faller även åtgärder in som bidrar till en ökad insatssäkerhet för räddningstjänstens personal.

Tillsammans med protokollet presenteras ett prissatt åtgärdsförslag för att ge kunden möjlighet att budgetera och planera för sitt brandskyddsarbete på kost och lång sikt.

Det åtgärder kunden önskar genomföra planeras in, genomförs och kvalitetssäkras av arbetsledare.

 

Kompetensutveckling

Samtliga medarbetare har redan vid anställningstillfället en grundkompetens som har värde för företagets drift. Grundkompetensen kompletteras med utbildningsinsatser kopplat till respektive roll. Exempelvis utbildningar som Brandsäkerhetstekniker, Utrymningsstrateg och Brandgasventilation eller medverkan i olika kunskapsforum såsom SBA-dagen. Vidare ges medarbetare möjlighet till kunskapsöverföring mellan varandra för att få en djupare förståelse för brandskyddsområdet i sin helhet. Målsättningen är att varje medarbetare ska genomföra minst en kompetenshöjande insats var sjätte månad vilket följs upp på medarbetarsamtal respektive lönesamtal. Vi strävar alltid efter att höja bolagets samlade kompetens, i praktiken betyder det att utbildningar som breddar eller specialiserar enskilda medarbetare prioriteras.

 

Registrering och uppföljning av myndighetskrav

Ansvarig person ansvarar för att sammanställa myndighetskrav, beslut och föreskrifter som rör verksamheten, direkt eller indirekt. Vid ledningsgruppsmöte som hålls minst varannan månad finns denna punkt stående och utrymme ges för dialog vid eventuella förändringar som kräver en åtgärd eller uppdatering av rutiner. Vi verkar även för att på ett proaktivt sätt påverka branschen i en positiv riktning genom ständig dialog med beslutsfattare i centrala funktioner.

 

Registrering av avvikelser och efterföljande förbättringsarbete

Eventuella avvikelser som uppmärksammas med hjälp av rutinerna i detta dokument ska dokumenteras i vårt internsystem oavsett storlek och allvarlighetsgrad. Vidare ska åtgärden noteras för att skapa en spårbarhet i kvalitetsarbetet. Varje avvikelse måste inom två månader kopplas till en åtgärd som syftar till stadigvarande och långsiktig förbättring.

 

Uppföljning

Rutiner kopplat till kvalitet och kvalitetsdokument finns med som en ständig punkt på interna möten och följs löpande upp av kvalitetsansvarig.

En gång per år genomför kvalitetsansvarig en intern revision av verksamhetens kvalitetsarbete. Revisionen sammanställs i ett skriftligt protokoll. Protokollet godkänns först efter att ledningsgruppen fått en presentation och haft möjlighet att lämna synpunkter vid nästkommande ledningsgruppsmöte.